Modalités de remboursement et de crédit de frais liés aux activités scolaires

En raison de la pandémie COVID-19, plusieurs activités, telles que les voyages scolaires, ont été annulées ou reportées. Aussi, dans le contexte de la pandémie et de la fermeture de nos établissements, certains services, comme les services de garde ou la surveillance du dîner, n’ont effectivement pas pu être rendus ou des fournitures non livrées. Dans tous les cas, des frais ont été exigés aux parents ou aux élèves. La Commission scolaire Marie-Victorin (CSMV) procédera donc à créditer certains frais et à l’émission de remboursements selon des modalités prédéterminées.

Orientations du MEES
Afin d’assurer l’application uniforme des pratiques dans l’ensemble de ses établissements, la CSMV s’est basée sur les orientations proposées par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) pour se positionner sur la conduite à adopter quant au crédit à accorder et aux frais exigés des parents ou des élèves.

Communications à venir

Au cours du mois de juin, vous recevrez un état de compte par courriel qui détaillera les frais exigés depuis le début de l’année scolaire ajusté en fonction des crédits opérés, le cas échéant. Considérant les montants que vous avez effectivement payés, vous pourriez avoir droit à un remboursement sous la forme d’un chèque ou une note de crédit applicable à votre compte. Malgré les crédits opérés, des sommes pourraient être encore dues par certains parents ou élèves. Nous communiquerons avec les familles concernées ultérieurement pour le paiement.

Nous vous invitons à lire attentivement les modalités qu’appliqueront les écoles de la CSMV dans le traitement des remboursements auxquels vous pourriez avoir droit (présentées ci-dessous).

 

Modalités de remboursement de frais dans le contexte de la pandémie

Voyages scolaires

L’annulation des voyages scolaires est assurée en fonction des particularités de chacune des situations. Lorsque l’école détient des sommes qui doivent faire l’objet d’un crédit, elle pourra l’inclure à l’état de compte ajusté. Les remboursements pourront varier en fonction des paiements de chaque élève. Dans certains cas, c’est l’agence de voyages, l’assureur voyage ou le Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyage qui remboursera les parents. Dans d’autres situations, l’agence émettra un remboursement à l’école et sur réception de ce remboursement, l’école fera les ajustements nécessaires sur l’état de compte.

Sorties scolaires et activités parascolaires

Les sorties et activités qui n’ont pu être réalisées depuis la fermeture des établissements scolaires le 16 mars 2020 seront entièrement créditées.

Service de garde

Puisqu’aucun service de garde n’a pu être rendu dans le contexte de fermeture des établissements, les frais de service de garde ne seront pas chargés à compter du 16 mars 2020.

Service de surveillance du dîner

Puisqu’aucun service de surveillance n’a pu être rendu dans le contexte de fermeture des établissements, un crédit représentant l’équivalent de la portion du service non rendu depuis le 16 mars 2020 sera prévu.

Documents dans lesquels l’élève écrit, dessine ou découpe, matériel d’usage personnel et reprographie

Le matériel utilisé depuis le début de l’année scolaire ne fera pas l’objet d’un remboursement. Par ailleurs, les photocopies facturées feront l’objet d’un crédit de 10 à 15 % en considération des copies non utilisées pendant la période de fermeture.

 

PROGRAMMES PARTICULIERS

Participation d’un entraineur ou spécialiste

Les frais applicables à la coordination pédagogique, aux services d’un entraineur ou d’un spécialiste qui n’est pas un enseignant et la location d’une installation sportive ou d’un local requis pour la tenue d’une activité spécifique à un programme seront crédités selon l’équivalent de la portion du service non rendu depuis le 16 mars 2020.

Accréditation par une organisation externe requise pour la réalisation d’un projet pédagogique particulier

Aucun remboursement n’est applicable pour une accréditation à une association sportive ou à une organisation telle que le Baccalauréat international (BI) liée au Programme d’éducation internationale puisqu’il s’agit d’un montant annuel devant être assumé même si les établissements scolaires sont fermés.

Délivrance à l’élève d’une attestation par une organisation externe dans le cadre d’un projet

Si l’attestation ne peut être délivrée, celle-ci sera remboursée. Aucun remboursement ne sera effectué dans le cas contraire.

Transport des élèves autres que ceux ayant droit au transport gratuit (ne concerne donc pas le transport habituel de votre enfant pour se rendre à l’école)

Puisque ce service de transport n’a pu être rendu dans le contexte de fermeture des établissements, un crédit représentant l’équivalent de la portion du service non rendu depuis le 16 mars 2020 sera prévu.

*Émission des crédits et remboursements

Lorsque les écoles auront complété les inscriptions nécessaires à compiler les crédits, nous procéderons à l’émission des états de compte, des notes de crédits et des chèques de remboursement, selon votre situation. Nous vous communiquerons le résultat de l’opération à votre égard dès que possible.

Voir aussi : Tableau des orientations proposées par le sous-ministre de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) quant à la conduite à adopter pour le remboursement ou non des frais exigés des parents ou des élèves